Zasady realizacji projektów we współpracy z partnerami polonijnymi w 2019 roku

Publikujemy komunikat Wydziału Konsularnego Ambasady RP w Berlinie dotyczący zasad przedstawiania ofert współpracy projektowej przy realizacji projektów polonijnych w 2019 r.

Szanowni Państwo!

Wydział Konsularny Ambasady RP w Berlinie uprzejmie informuje, iż do 7 października 2018 r. przyjmujemy od Państwa oferty (wnioski) współpracy projektowej dot. współpracy z placówką przy realizacji projektów polonijnych, które planują Państwo przeprowadzić w pierwszym półroczu 2019 r. Oferty proszę przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres email: berlin.amb.wk@msz.gov.pl 

Projekty, które zamierzają Państwo realizować w drugiej połowie 2019 r. (1 lipca – 31 grudnia), mogą Państwo zgłaszać co do zasady do 15 kwietnia 2019 r. Jednak w przypadku, gdy Państwa projekty, przewidziane na drugą połowę 2019 roku, są już zaplanowane, mogą Państwo składać oferty projektowe do Ambasady również w pierwszym terminie, tj. do 7 października 2018 r.

Uprzejmie prosimy o bardzo rzetelne i kompletne wypełnianie załączonego formularza oferty współpracy projektowej (do pobrania na dole strony). Oferty projektowe wg załączonego formularza proszę przesyłać w formacie edytowalnym MS Word typu „doc” lub „docx”.

Przy wypełnianiu wniosku prosimy używać polskiej czcionki (polskich znaków diakrytycznych) oraz nie przesyłać żadnych dodatkowych załączników dot. opisu projektu. Oferty w wersji papierowej oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Oferty niekompletne, zawierające istotne braki i błędy, nie będą rozpatrywane, a w wypadku niewielkich uchybień zostaną zwrócone wnioskodawcy w celu uzupełnienia.

W przypadku składania przez oferenta więcej niż jednej oferty projektowej, prosimy o zhierarchizowanie ofert w kolejności od najbardziej do najmniej istotnej.

Wydział Konsularny Ambasady RP w Berlinie dokonuje oceny nadesłanych ofert projektowych pod kątem spełniania wymogów formalnych oraz ich zgodności z celami polskiej polityki wobec Polonii, zapisanymi w rządowym „Planie współpracy z Polonią i Polakami za granicą”. Najwyżej ocenione przez placówkę oferty projektowe zgłaszane są, w ramach przyznanego placówce budżetu na współpracę z Polonią, jako wnioski projektowe placówki do dofinansowania z funduszy polonijnych, będących w gestii Departamentu Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą Ministerstwa Spraw Zagranicznych (DWPPG MSZ). Ostateczną decyzję o dofinansowaniu projektu podejmuje MSZ. W związku z powyższym, Wydział Konsularny Ambasady RP w Berlinie zastrzega sobie prawo zmieniania we wnioskach projektowych kosztorysu projektu w stosunku do kosztorysu nadesłanego przez Państwa w ramach oferty projektowej, w szczególności poprzez pomniejszenie kwoty wnioskowanego dofinansowania.

Uprzejmie prosimy o bardzo rzetelne i kompletne wypełnienie załączonego formularza oferty współpracy projektowej oraz formularza informacji nt. Państwa danych kontaktowych.

Prosimy o przedstawienie dokładnych kosztów związanych z realizacją projektu. Tylko te pozycje, które zostały uwzględnione w przedkładanym przez Państwa wniosku i ujęte następnie w umowie zawieranej przez Ambasadę z podmiotem, któremu DWPPG MSZ przyznał środki na realizację projektu, będą mogły być brane pod uwagę przy rozliczaniu projektu.

Informujemy również, że warunkiem podpisania umowy na realizację projektu może być wyrażenie przez wnioskodawcę zgody na publikację na stronach internetowych placówki informacji o wysokości przyznanych przez DWPPG MSZ środków na konkretny projekt.

Prosimy nie występować o dofinansowanie na wyżywienie/catering czy zakup kwiatów.

Nie ma możliwości prefinansowania projektów. Przyznane przez DWPPG MSZ środki wypłacane są na rzecz partnera po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, na podstawie faktury lub rachunku wystawionego przez partnera na placówkę lub – jeśli przewidziano to w umowie – noty księgowej z załączonymi kopiami rachunków dokumentujących wydatki poniesione przez partnera. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach, możliwy jest etapowy odbiór przedmiotu umowy, a co za tym idzie, etapowe finansowanie projektu.

Projekt należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego, co, wziąwszy pod uwagę okres świąteczno-noworoczny, wymusza zakończenie rozliczeń finansowych z wnioskodawcą najpóźniej do połowy grudnia.

Prosimy o przestrzeganie terminów realizacji projektów. W przypadku przesunięcia terminu realizacji projektu lub niemożności realizacji projektu, prosimy o niezwłoczne pisemne (mailowe) powiadomienie Wydziału Konsularnego.

Jowita Wencius

Konsul ds. Polonii

Wydział Konsularny Ambasady RP w Berlinie

Oferta współpracy projektowej (formularz doc)

Informacja o wnioskodawcy (formularz doc)

Informacja pochodzi ze strony internetowej Ambasady RP w Berlinie – www.berlin.msz.gov.pl