Wysyłasz ważną wiadomość i czekasz na odpowiedź, która nigdy nie nadchodzi? Być może problem nie leży w treści, ale w jej zakończeniu. Coraz więcej badań pokazuje, że zakończenie e-maila ma ogromny wpływ na to, czy odbiorca zdecyduje się odpisać. Niewielka zmiana kilku słów może zwiększyć Twoje szanse na reakcję. Co ciekawe, większość adresatów wciąż popełnia ten sam błąd, wybierając utarte i bezpieczne formułki. Sprawdź, jakie zwroty grzecznościowe w e-mailu działają najlepiej i dlaczego zwykłe „dziękuję” może być skuteczniejsze niż oficjalne „z poważaniem”.
Zakończenie e-maila zwiększa szansę na odpowiedź. Co pokazują badania
Popularne narzędzie do zarządzania pocztą elektroniczną Boomerang przeanalizowało ponad 350 tysięcy wątków mailowych. Sprawdzono, które zakończenia e-maili najczęściej sprawiają, że odbiorca faktycznie odpisuje. Wyniki mogą zaskoczyć.
Najwyższą skuteczność miały zwroty wyrażające wdzięczność. Klasyczne „Z poważaniem” czy „Z wyrazami szacunku” nie znalazły się na szczycie zestawienia. Podobne wnioski przyniosła wcześniejsza analiza cytowana przez Business Insider. Okazuje się, że wdzięczność w e-mailu realnie wpływa na zachowanie odbiorcy.
Badanie wykazało, że średnia bazowa odpowiedzi wynosi około 47,5 procent. Tymczasem odpowiednio dobrana końcówka potrafi podnieść ten wynik nawet o kilkanaście punktów procentowych. To różnica, która w świecie biznesu, rekrutacji czy współpracy z klientami może mieć ogromne znaczenie.
Przeczytaj także: Miliony klientów dużego banku dotkniętych zmianami w przelewach. Nowe zasady już obowiązują
Te zwroty w e-mailu działają najlepiej
Jeśli zależy Ci na reakcji, warto zapamiętać trzy najskuteczniejsze formuły:
- „Z góry dziękuję”. Wskaźnik odpowiedzi około 65,7 procent.
- „Dziękuję”. Około 63,0 procent odpowiedzi.
- „Dziękuję Panu, Pani / Dziękuję Ci”. Około 57,9 procent odpowiedzi.
Dla porównania, brak jakiejkolwiek formuły końcowej lub pozostanie przy neutralnym schemacie daje wynik znacznie niższy. Różnica jest więc nie tylko zauważalna, ale i mierzalna.
Dlaczego tak się dzieje? Psychologiczny mechanizm jest prosty. Wyrażenie wdzięczności w mailu budzi w odbiorcy poczucie bycia potrzebnym i docenionym. To uruchamia naturalną skłonność do odwzajemnienia się. Jeśli ktoś już na wstępie dziękuje za pomoc, trudniej zignorować jego prośbę.
Jak pisać e-maile zawodowe, żeby nie popełnić błędu
Nie każda sytuacja pozwala na swobodny ton. W przypadku pierwszego kontaktu biznesowego, wiadomości do urzędu czy oficjalnej korespondencji rekrutacyjnej wciąż warto postawić na bardziej formalne zakończenie e-maila. „Z poważaniem” pozostaje bezpiecznym wyborem, zwłaszcza gdy piszemy do nieznanej osoby.
Eksperci rynku pracy podkreślają również, że skróty takie jak „Pozdr.” w komunikacji biznesowej wyglądają nieprofesjonalnie. Mogą sugerować pośpiech lub brak zaangażowania.
Warto też pamiętać o technicznych zasadach, które wciąż bywają łamane. Po formule grzecznościowej nie stawiamy przecinka. Imię i nazwisko powinno znaleźć się w osobnej linii, poniżej zwrotu końcowego. Unikaj także przestarzałych wyrażeń, które dziś brzmią sztucznie i archaicznie.